recruitment consultants

6 eenvoudige stappen

Worden uw berichten vaak anders ontvangen dan u verwacht? Waarom vind je het prettig om sommige teksten te lezen, terwijl andere verdrietig zijn? Kent u mensen die oog in oog staan ​​en het grootste deel van hun charme verliezen in correspondentie?

In dit artikel zal ik uitleggen waarom dit gebeurt en zal ik ingaan op de stilistische aandachtspunten bij het opstellen van zakelijke teksten. En in het algemeen – in elke schriftelijke communicatie.

1) Wordt begrepen.

Onthoud dat dezelfde informatie door verschillende mensen op verschillende manieren wordt waargenomen. Het hangt af van de context waarin de persoon zich bevindt, van zijn besef van de kwestie die ter discussie staat, zelfs van zijn stemming op het moment van lezen. Verplaats jezelf in de schoenen van de lezer en probeer nuchter en objectief naar de tekst te kijken: vervult hij zijn taak, is alles duidelijk, is hij overbelast, is er een wens om hem halverwege te sluiten, als er aanvullende vragen rijzen. Als je een van de bovenstaande dingen vindt, geweldig! Dit suggereert dat u het proces zorgvuldig hebt benaderd. Ik bewerk altijd minimaal 20% van de tekst.

2) Leesbaarheid.

Onze belangrijkste taak bij schriftelijke communicatie is om de gesprekspartner 1) de tekst tot het einde voor te laten lezen en 2) ons standpunt te laten begrijpen. Hiervoor is psychologisch comfort op het moment van lezen buitengewoon belangrijk.

Hoe kunnen we het leven van onze lezer gemakkelijker maken:

1 zin = 1 gedachte.

Hoogstwaarschijnlijk heb je gemerkt hoe de hersenen moe worden en de focus verloren gaat als we complexe zinnen zien met een zware woordenschat en 2+ participatieve / bijwoordelijke zinnen. Bijvoorbeeld zoals de zin die u zojuist hebt gelezen

Probeer uw lezer ertoe te brengen één gedachte uit één zin te halen. Breek zinnen in delen, kort ze in. Als lange zinnen onvermijdelijk zijn, wissel ze dan af met korte. Dit zal het ritme van de songteksten in evenwicht brengen.

Vermijd reeksen tekst.

Denk aan uw reactie op een grote e-mail of longread op Facebook, die geen zichtbare secties, koppen of accenten heeft. Waarin niets is dat zou helpen om de essentie van wat er is geschreven te vatten. Dit is vervelend en beangstigend tegelijk – alsof je extra werk doet om de tekst van iemand anders te ontcijferen. Dit vermijden is eenvoudig. Minimum – laat lege regels tussen alinea’s. Dit maakt de tekst lichter en visueel aantrekkelijker. Maximaal – markeer belangrijke dingen vetgedrukt, maak lijsten, koppen, groepeer uw gedachten. Dit zorgt ook voor de tegenhanger.

Voeg live taal toe.

Er is zo’n concept – kantoor. Het is de taal van ambtenaren en overheidsinstanties. Onder copywriters staat het bekend als een “dode” taal. Laten we zeggen: “De directeur is verantwoordelijk voor het bewaken van de borging van controle over het project.” Hoe voelt dit aanbod? Ja, nee, het is saai, dood en lijkt geen verband te houden met het echte leven. Hetzelfde kan anders gezegd worden: “De directeur controleert het werk aan het project” of, in extreme gevallen, “draagt ​​de eindverantwoordelijkheid.” In wezen zijn ze hetzelfde. Maar het is prettiger om te lezen en de betekenis is direct duidelijk. We hebben 2 dingen gedaan: a) een werkwoord toegevoegd en b) het zelfstandig naamwoordblok verwijderd.

Werkwoorden voeren een sluwe manipulatie uit met onze hersenen: door ze te lezen vertegenwoordigen we wat ons wordt verteld. En daarom kunnen we ons maar beter in de tekst mengen. En als we meer dan twee zelfstandige naamwoorden op een rij tegenkomen, gaan we integendeel uit. Laten we duidelijk maken, zelfstandige naamwoorden zijn ok; niet oké – als er meer dan twee zijn.

Gebruik synoniemen.

Alles is hier eenvoudig. Als een woord een semantische nadruk heeft, mag het niet worden herhaald in de huidige (en volgende) zin. Synoniemen kunnen in 95% van de gevallen worden gevonden. Een soort linguïstische sourcing

3) Tone of voice.

Er zijn geen teksten die voor absoluut iedereen werken. Zelfs de coolste mix van copywriting-trucs kan voor een bepaald persoon niet overtuigend zijn. Een veel voorkomende reden hiervoor is het gebrek aan focus op de persoonlijkheid van de lezer / portret van de doelgroep. We moeten altijd onthouden voor wie we schrijven en in welke context deze persoon is. Dit vormt onze tone of voice.

In het geval van zaken is de info-stijl (meer hierover hier en hier) bijna een universele oplossing. Het zal de tekst niet erger maken, maar het is heel goed in staat om het emotioneel te “drogen”. En dit is op zijn beurt alleen goed in strikte zakelijke communicatie en waar het publiek wazig is. Als je een warme band hebt met de geadresseerde, kun en moet je een druppel menselijkheid toevoegen aan de ingetogen informatiestijl. Personaliseer, verwijs naar eerdere communicatie, steun, wees service. En iedereen zal blij zijn.

4) Alleen wat belangrijk is.

Tijd is een waardevolle hulpbron. Als we om de lezer geven, laten we in de tekst alleen achter wat echt belangrijke informatie bevat. Dus laten we zeggen, alleen “vlees” 🙂 Om dit te doen, moet je begrijpen wat onze tekst verstopt.

Oordeel over iets of kenmerken van dit fenomeen, niet ondersteund door argumenten. In de tekst komen ze tot uiting door bijvoeglijke naamwoorden als “goed, beste, hoge kwaliteit, effectief, professioneel, ervaren, winnend, trendy” – en dergelijke. Tegenwoordig keren ze terug naar advertenties uit het tijdperk van de jaren 2000 en devalueren zelfs de coolste goederen met een knal. Argumenten in kwantitatieve indicatoren – die kunnen worden geteld, voorgesteld, “aangeraakt”, werken veel beter. Anders heeft de lezer gewoon geen zin om ze te geloven. Bijvoorbeeld geen “snelgroeiend bedrijf”, maar “een bedrijf dat zijn winst 3,5 keer heeft verhoogd ten opzichte van 2018”. Overdrijf het gewoon niet. Je moet bijvoeglijke naamwoorden niet volledig opgeven. Het is alleen belangrijk om hun “massafractie” in de tekst bij te houden.

Bijwoorden en plug-in-constructies zijn er vaak verantwoordelijk voor in de tekst: “Naar mijn mening lijkt het, waarschijnlijk, misschien, waarschijnlijk, in grote lijnen, ik zou durven suggereren …”. Ze dragen geen semantische lading, maken de tekst zwaarder en stelen de tijd van de lezer. Een gevoel van veiligheid is vooral belangrijk bij zakelijke communicatie. Het is waardevol wanneer een partner duidelijke berichten uitzendt en de processen transparant houdt. Als u het niet zeker weet, leg dan uit waarom. Redeneren zal uw onzekerheden omzetten in voorzichtigheid, bekwaamheid en bezorgdheid.

Voornaamwoorden “niet op hun plaats”.

Het belang van deze factor is moeilijk uit te leggen, maar het is voelbaar. Als we veel voornaamwoorden toevoegen, ziet de tekst er zwaar en soms kinderachtig uit. Bijvoorbeeld: “Ik heb hem mijn brief gestuurd om hem te vragen wat hij van de N-gebeurtenis vindt.” Voel je het? Veel van hem, zijn, zijn eigen .. Alsof hetzelfde twee keer zo kort gezegd kan worden. En het is waar: “Ik schreef om zijn mening te krijgen over de N-gebeurtenis.” Het is duidelijk uit de zin die je aan de persoon hebt geschreven en het is duidelijk waarom je het hebt gedaan. Er is gewoon geen behoefte aan “hem” en “zijn”.

5) Beheersing van emotionaliteit.

Uitroeptekens, emoticons, ellipsen – deze versterkers zijn goed voor fictieve tekst, maar ze maken zakelijke communicatie goedkoper. Als u bezorgdheid over uw tekst uitdraagt, zal de punt aan het einde van de zin dezelfde reactie veroorzaken als de smiley. Als je ontevredenheid wilt uiten, geloof me, de lezer zal het zelfs zonder uitroepteken voelen. Maar laten we daar een reservering maken, zakelijke communicatie is geen plaats om agressie en wrok te uiten. Laten we correct zijn, het gaat om professionaliteit.

6) Ernst en lijden.

Neem copywriting niet te serieus. ‘Lijdende’ tekst ontneemt communicatie gemak en charme, en onnodige inspanningen zijn vaak duidelijk voor de gesprekspartner. Dit is vergelijkbaar met de situatie waarin u Engels spreekt op basisniveau en probeert het accent van een moedertaalspreker na te bootsen. Onthoud, aan de andere kant van het scherm – dezelfde persoon. Hij is beslist op zoek naar zijn eigen regels in de communicatie met u en twijfelt ergens aan. Behandel het als een spel: onthoud de basisregels, wees jezelf en improviseer.

Er zou hier een motiverende boodschap moeten zijn, maar ik wil je alleen moed, gemak en geloofwaardigheid toewensen. Alles komt goed.

Vindazo

https://www.globalrecruitment.info/